Privacy policy
Bij Better Minds vinden we jouw privacy belangrijk en nemen we de verwachtingen van klanten ter harte. Daarom doen we ons uiterste best om in dit privacybeleid in heldere en duidelijke taal uit te leggen welke persoonsgegevens we verzamelen, waarvoor we die gebruiken en wat jouw rechten in dit verband zijn.
1. OVER BETTER MINDS
Better Minds (“Better Minds” of “we” of “ons”) is de verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.
Voor België: Better Minds at Work BV, met maatschappelijke zetel te Schoebroekstraat 8, 3583 Beringen en vestigingseenheid te Stokerijstraat 17, bus 5 in 2110 Wijnegem (België), en ingeschreven in de KBO onder het nummer BE 0548.982.089.
Voor Nederland: Better Minds B.V., met statutaire zetel te Amsterdam (Nederland) en kantoorhoudende aan de Helicopterstraat 25 D, 1059 CE Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder het nummer 34302497.
Je kan ons steeds contacteren via info@betterminds.com of per post op bovenstaande adressen als je vragen hebt omtrent de verwerking van jouw persoonsgegevens.
2. WAAROP IS DIT PRIVACYBELEID VAN TOEPASSING?
Dit document beschrijft de manier waarop Better Minds persoonsgegevens verzamelt en gebruikt in het kader van haar diensten, die o.a. bestaan uit het boeken en/of volgen van coachingsessies en trajecten in het kader van persoonlijke ontwikkeling en functioneren op de werkvloer.
Ook leggen wij uit op welke wijze wij jouw persoonsgegevens opslaan, hoe lang, hoe wij jouw persoonsgegevens tegen misbruik beschermen en welke rechten je hebt met betrekking tot de door jou aan ons verstrekte persoonsgegevens.
Wij kunnen ons privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen. Zorg ervoor dat je de meest recente versie van ons privacybeleid raadpleegt, telkens wanneer je onze website bezoekt.
Wij streven ernaar jouw persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (de "Algemene Verordening Gegevensbescherming" of "GDPR").
3. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ?
Wij kunnen persoonsgegevens verzamelen die door jou of door derden worden verstrekt voor zover dat nodig is voor Better Minds om haar diensten te kunnen leveren. Welke gegevens dat zijn, kan variëren in functie van de dienst die je gebruikt.
Als wij persoonsgegevens verwerken die gevoelig zijn (bijvoorbeeld gezondheidsgegevens) zullen wij dat uitsluitend doen met jouw uitdrukkelijke toestemming of als de wet ons daartoe verplicht.
Je bent niet strikt verplicht om jouw persoonsgegevens aan ons te verstrekken, maar het kan goed gebeuren dat bepaalde diensten niet of minder goed kunnen worden geleverd zonder bepaalde persoonsgegevens.
Algemeen
Better Minds verwerkt de volgende types persoonsgegevens wanneer je ze rechtstreeks met ons deelt, wanneer je een vraag stelt per e-mail of contact met ons opneemt, wanneer je jezelf, jouw werknemers of jouw kind inschrijft voor (één van) onze coaching sessies of workshops, je desgevallend hieraan deelneemt en/of je één of meerdere producten aankoopt die aangeboden worden op onze webshop:
- Identificatie-, contact-, leverings- betalingsgegevens en persoonlijke kenmerken: De gegevens die wij in dit verband verwerken zijn bijvoorbeeld je naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum en, indien van toepassing, geslacht, facturatie- en betalingsgegevens. Als de gevraagde informatie verplicht moet worden opgegeven, dan kan je de registratieprocedure niet voltooien indien je de gevraagde informatie niet opgeeft omdat wij anders niet in staat zijn om de diensten (in optimale omstandigheden) aan je te leveren.
- Gezondheidsgegevens: In het kader van sommige diensten zoals onze coaching sessies, kunnen wij gezondheidsgegevens verwerken met betrekking tot onze klanten, de werknemers van onze klanten of andere personen die de klant inschrijft om onze diensten te kunnen uitvoeren. De gegevens die wij in dit verband verwerken zijn bijvoorbeeld voedselallergieën of ziektes.
- Communicatievoorkeuren: Wij verzamelen ook informatie over je voorkeuren met betrekking tot onze communicatie met jou zoals bvb. via e-mail, pushnotificaties, per post of telefonisch. Deze voorkeuren deel je rechtstreeks aan ons mee via registratieprocedures of via accountinstellingen, of onrechtstreeks door uit te schrijven.
- Andere gegevens die je zelf meedeelt: Wij verwerken tevens de informatie die we verkrijgen (bijvoorbeeld via telefoon of onze sociale media). Ook verwerken wij informatie die wij verkrijgen via marktonderzoeken (surveys/vragenlijsten) die wij uitvoeren waaraan jij uit vrije wil deelneemt.
Direct marketing
Wij gebruiken jouw persoonsgegevens voor marketingdoeleinden in slechts twee gevallen:
- Indien je daar expliciet en vooraf toestemming toe hebt gegeven (“opt-in”); en/of
- Indien je bij ons (een) dienst(en) hebt aangekocht, zullen wij je op de hoogte houden van soortgelijke of complementaire diensten die jou mogelijks kunnen interesseren.
Je e-mailadres kan te allen tijde kosteloos en zonder opgave van kosten worden geschrapt uit onze direct mailinglijst door op de uitschrijfknop onder elke promotionele e-mail te klikken.
3.1. SPECIFIEK VOOR ONZE WEBSITES
Wij verwerken persoonsgegevens die jij rechtstreeks aan ons verstrekt (bijvoorbeeld via contact- of inschrijfformulieren), gegevens die voortvloeien uit je gebruik van onze websites (uitsluitend in geaggregeerde, cookieloze vorm), en gegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening (bijvoorbeeld betalingen via Stripe op betterminds.com).
Onderstaande tabel geeft een overzicht van de categorieën, doeleinden, rechtsgronden en bewaartermijnen die specifiek gelden voor onze websites:
4. WAAROM VERWERKEN WIJ JOUW PERSOONSGEGEVENS?
Wij verzamelen en verwerken jouw persoonsgegevens om de diensten van Better Minds zo te doen verlopen dat jouw ervaring zo goed en memorabel mogelijk is. De informatie die we over jou verzamelen wordt voornamelijk verwerkt om de kwaliteit, de veiligheid en de inhoud van de diensten van Better Minds te verbeteren, alsook, wanneer jij daarin hebt toegestemd, voor direct marketing.
Wij zorgen ervoor dat voor die verwerking altijd een passende rechtsgrond is voorzien. Zo verwerken wij persoonsgegevens wanneer dat noodzakelijk is:
- Om een overeenkomst met jou voor te bereiden, uit te voeren of te beëindigen (bijvoorbeeld: het verstrekken van informatie aan jou, het leveren van onze producten en diensten, facturatie, etc.)
- Om te voldoen aan de wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan wij zijn onderworpen (bijvoorbeeld de naleving van fiscale wetgeving, informatieverstrekking aan overheidsdiensten in het kader van gerechtelijke onderzoeken, etc.); en/of
- Om onze gerechtvaardigde belangen te behartigen. Daarbij streven wij altijd naar een evenwicht tussen onze belangen en in het respecteren van jouw privacy.
Is het verwerken van persoonsgegevens niet nodig om één of meer van voormelde redenen, dan vragen wij altijd je toestemming.
Meer concreet gebruiken wij je persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Voor de uitvoering van onze overeenkomst en met name om:
- Jouw inschrijvingen te beheren, je betaling te ontvangen en je te voorzien van klantondersteuning, o.a. klantencommunicatie (e-mail en andere middelen), waaronder bevestigingen voor coaching sessies;
- Verkopen op onze webshops te kunnen uitvoeren;
- Om jou onze diensten te kunnen leveren tijdens coaching sessies, workshops, kampen en andere trajecten.
- Voor de publicatie van foto’s en audiovisueel materiaal waarop je portret wordt afgebeeld.
- Er worden tijdens onze (online) sessies, workshops en kampen mogelijk ook foto’s en audiovisueel materiaal (op)genomen, waarop je als (centrale) figuur wordt afgebeeld. Bij het deelnemen aan deze sessies, workshops, wordt aan de start jouw instemming gevraagd om deze foto’s te gebruiken in brochures, op affiches en algemeen marketingmateriaal en op de website van Better Minds of andere (sociale) mediakanalen voor de promotie en sfeerbeleving van de coaching sessies, workshops en kampen.
- Foto’s of audiovisueel materiaal die sfeerbeelden zijn en die niet zijn opgebouwd rond je persoon als centrale figuur worden enkel aan partners of sponsors overgemaakt.
- Voor direct marketing over onze diensten via e-mail: Wij kunnen je contactgegevens gebruiken om met je te communiceren over nieuws, toekomstige acties/promoties waarvan wij denken dat die voor je interessant zijn of om nieuwe producten en diensten aan te bieden van Better Minds. De gegevens waarover wij beschikken kunnen wij eveneens gebruiken om je gepersonaliseerde marketing toe te sturen die aansluit bij je interesses. Wij houden hierbij steeds rekening met jouw persoonlijke voorkeuren. Je kan je altijd uitschrijven uit e-mails onderaan de e-mail die je ontvangt.
- Marktonderzoek en -analyses om onze producten en diensten te verbeteren en aan te passen: Wij kunnen gebruik maken van algemene gebruiksinformatie om te zien waar wij onze dienstverlening kunnen verbeteren. Dit doen wij o.a. op grond van jouw feedback over onze diensten, gegevens die wij bekomen tijdens onze contacten met jou, vragen van jou of door het gebruik van cookies waarvoor je toestemming geeft. Soms kan je ook uitgenodigd worden om vrijwillig deel te nemen aan bepaalde bevragingen zodat wij onze diensten en evenementen kunnen evalueren en verbeteren en/of nieuwe producten en/of diensten kunnen onderzoeken en ontwikkelen.
- En desgevallend en enkel indien je hiermee hebt ingestemd
- Om je gezondheidsgegevens te verwerken om gevolg te kunnen geven aan verzoeken in verband met toegankelijkheidsvereisten of allergieën.
- Om aan de andere vennootschappen van de Golazo-groep de gelegenheid te geven aan jou informatie te sturen over de door hen georganiseerde (sport)evenementen;
- Om je gegevens aan partners door te geven, voor verder gebruik door hen (inclusief foto’s en ander audiovisueel materiaal waarop je centraal staat afgebeeld).
4.1. AANVULLING – DOELEINDEN VIA DE WEBSITE
- beantwoorden van contactaanvragen en inschrijvingen;
- verzenden van nieuwsbrieven (na inschrijving/opt-in);
- beveiliging, misbruik- en foutpreventie;
- statistische en analytische inzichten op basis van cookieloze webstatistieken;
- aanbieden van typografie, media en formulieren;
4.2. COOKIES EN (VERGELIJKBARE) TECHNOLOGIEËN
Onze websites gebruiken een beperkt aantal technologieën. Marketingcookies en trackingpixels worden niet gebruikt, tenzij dit uitdrukkelijk wordt vermeld. Wij hanteren het volgende:
- Plausible Analytics – cookieloze analytics, enkel geaggregeerde statistieken.
- Fillout – ingesloten formulieren; gebruikt functionele cookies of session storage voor correcte werking en anti-misbruik.
- Adobe Fonts (Typekit) – consistente typografie; doorgaans geen cookies, enkel beperkt technisch dataverkeer.
- Mailchimp (nieuwsbrief) – wij gebruiken uitsluitend de inschrijffunctie zonder tracking. Er worden dus geen marketingcookies geplaatst.
- Cloudflare (beveiliging) – beschermt onze websites tegen DDoS-aanvallen en schadelijk verkeer; kan een tijdelijke beveiligingscookie plaatsen om vertrouwde bezoekers te onderscheiden
5. HOE LANG VERWERKEN WIJ JOUW PERSOONSGEGEVENS?
Wij bewaren jouw gegevens nooit langer dan nodig om de door jou gevraagde producten en/of diensten te kunnen bezorgen en/of verlenen, voor de doeleinden die in dit privacy statement worden beschreven en voor de wettelijke doeleinden waarvoor wij verplicht zijn de informatie te bewaren. Als we jouw gegevens niet langer moeten gebruiken en er geen noodzaak is voor ons om die te bewaren om te voldoen aan wettelijke of regelgevende verplichtingen, verwijderen we de gegevens van onze systemen of anonimiseren wij die gegevens zodat wij je niet langer kunnen identificeren.
Gegevens met betrekking tot e-maillijsten houden wij bij tot maximum 5 jaar na een workshop, coaching sessie of kamp dat ertoe aanleiding heeft gegeven of onmiddellijk wanneer jij daartoe een opt-out meedeelt.
Gegevens met betrekking tot je reservatie, aankoop of andere overeenkomst houden wij bij tot maximum 10 jaar na beëindiging van de overeenkomst.
Facturatiegegevens houden wij bovendien in alle geval bij gedurende 7 jaar na de 1e januari volgend op de datum van de desbetreffende factuur.
Video’s houden wij bij gedurende twee maand na de opname, tenzij de beelden een bijdragen kunnen leveren tot het bewijzen van een misdrijf, van schade of van overlast, of tot het identificeren van een dader, een verstoorder van de openbare orde, een getuige of een slachtoffer.
Afbeeldingen houden wij bij tot 15 maanden na de coaching sessie of workshop. Nadien worden ze gewist of word je onscherp gemaakt.
5.1. AANVULLING – BEWAARTERMIJNEN VIA DE WEBSITE
- Contactaanvragen: bewaard tot de vraag is afgehandeld en maximaal 5 jaar daarna.
- Nieuwsbriefgegevens: bewaard zolang iemand ingeschreven is en maximaal 5 jaar daarna, of onmiddellijk wanneer iemand zich uitschrijft.
- Analytics Plausible: enkel in geaggregeerde vorm, volledig cookieloos en zonder opslag van persoonsgegevens.
- Local storage: uitsluitend tijdelijk gebruikt voor correcte werking of gebruiksgemak; bevat geen persoonsgegevens en wordt enkel tijdens de sessie bewaard.
6. MET WIE DELEN WIJ JOUW PERSOONSGEGEVENS?
Wij delen jouw persoonsgegevens niet met derden voor commerciële doelstellingen. In bepaalde gevallen kunnen jouw gegevens echter worden meegedeeld aan de andere vennootschappen van de Golazo-groep. Deze zullen jouw gegevens echter uitsluitend gebruiken in overeenstemming met de doelen die uiteengezet zijn in dit privacy statement. Waar nodig vragen wij je toestemming voor het delen van persoonsgegevens.
Concreet delen wij je persoonsgegevens met de volgende partijen:
- Leveranciers, onderaannemers en andere freelancers: Wij maken gebruik van andere bedrijven, tussenpersonen en andere leveranciers om namens ons aan jou bepaalde diensten uit te voeren of ons te helpen bij onze dienstverlener. Dit kan gaan om bijvoorbeeld marketing- communicatie-, infrastructuur- en IT-diensten, om onze dienstverlening te optimaliseren, creditcard-transacties te verwerken en fraude bij creditcard-transacties of andere betalingsmethoden te beperken, diensten te leveren, incasso’s uit te voeren, gegevens te analyseren en feedback van gebruikers te verwerken en beheren. Soms krijgen deze leveranciers toegang tot jouw persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens mogen enkel worden gebruikt voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun diensten of de naleving van wetgeving. Wij eisen ook dat zij bijkomende maatregelen nemen om een passend niveau van gegevensbescherming te waarborgen.
- Overheden en wettelijke verplichtingen: Daarnaast kunnen wij verplicht worden om je persoonsgegevens mee te delen op grond van een wettelijke verplichting of een gerechtelijk bevel. Verder kunnen wij je persoonsgegevens delen met overheden in de volgende gevallen: i) te voldoen aan de wet of in het kader van een gerechtelijke of administratieve procedure of verzoeken van gerechtelijke administratieve of gerechtelijke autoriteiten, of ii) om fraude of technische beveiligingsproblemen te detecteren, te voorkomen of anderszins aan te pakken, of iii) om de rechten van de Golazo-groep te vrijwaren.
- Zakelijke overdrachten: Alle entiteiten binnen de Golazo-groep behouden zich het recht voor om in verband met een reorganisatie, herstructurering, fusie, verkoop of andere overdracht van bedrijfsmiddelen gegevens over te dragen, daarbij inbegrepen persoonsgegevens, mits de ontvangende partij ermee instemt om je persoonsgegevens te verwerken conform ons privacy statement.
Wij zullen jouw persoonsgegevens niet verkopen, verhuren, distribueren of op andere wijze commercieel beschikbaar stellen aan derden, behalve zoals bepaald in dit privacy statement, of wanneer je jouw uitdrukkelijke voorafgaande toestemming hebt gegeven. Slechts een specifiek deel van ons betrouwbare team heeft toegang tot de informatie die je ons geeft. Wij hebben alle wettelijke en technische voorzorgsmaatregelen genomen om ongeoorloofde toegang en gebruik te voorkomen. Wij verzekeren een gelijkaardig beschermingsniveau door contractuele verplichtingen tegenover deze leveranciers en dienstverleners te stellen, die vergelijkbaar zijn met dit privacy statement.
6.1. AANVULLING – VERWERKERS VIA DE WEBSITE
Wij schakelen verwerkers in die persoonsgegevens namens ons verwerken:
- Mailchimp (nieuwsbrieven)
- Plausible (analytics)
- Fillout (formulieren)
- Adobe Fonts (typografie)
- Stripe (betalingen; alleen betterminds.com)
- Hosting- en beveiligingspartners.
Met deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten.
7. SECURITY
Wij zetten ons in voor de beveiliging van jouw persoonsgegevens. Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeoorloofde toegang tot jouw persoonsgegevens te beperken. Zo wordt ervoor gezorgd dat toegang tot jouw persoonsgegevens alleen wordt gegeven aan degenen die deze nodig hebben. Onze beveiligingsmaatregelen worden regelmatig geactualiseerd.
8. DOORGIFTE VAN PERSOONSGEGEVENS BUITEN EER
Voor zover persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”) worden opgeslagen via derde partijen die niet de waarborg geven van een adequaat niveau van gegevensbescherming, dan zorgen wij er via adequate (contractuele of andere) maatregelen voor dat deze een passend beschermingsniveau genieten dat equivalent is aan de bescherming die zij zouden genieten in de Europese Unie.
8.1. AANVULLING – WEBSITES EN INTERNATIONALE DOORGIFTE
Voor verwerkers die (mogelijk) gegevens buiten de EER verwerken (zoals Mailchimp en Stripe) maken wij gebruik van passende waarborgen, waaronder de EU-Standaardcontractbepalingen (SCC’s).
9. WELKE RECHTEN HEB JE?
Overeenkomstig de GDPR heb je verschillende rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die wij over jou verwerken. De uitoefening van deze rechten kan onderworpen zijn aan bijkomende wettelijke voorwaarden.
Recht op informatie en recht op inzage
Je hebt het recht om informatie te krijgen over de verwerking van jouw persoonsgegevens. Je mag weten of wij jouw gegevens verwerken en, zo ja, inzage krijgen in die gegevens en in aanvullende informatie over de verwerking die wij verrichten.
Recht op rectificatie
Zijn jouw persoonsgegevens onjuist of onvolledig, dan heb je het recht om die zonder onnodige vertraging te laten corrigeren. Merk je een fout op, laat het ons weten via de contactgegevens hieronder.
Recht op gegevenswissing (recht om vergeten te worden)
Je kan ons vragen jouw persoonsgegevens te wissen. Wij moeten hieraan voldoen in onder meer de volgende gevallen:
- de gegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of verwerkt;
- je hebt je toestemming ingetrokken en er is geen andere rechtsgrond voor de verwerking;
- je maakt bezwaar tegen de verwerking op gronden die verband houden met jouw specifieke situatie en er zijn geen zwaarder wegende gerechtvaardigde gronden;
- wij hebben jouw gegevens onrechtmatig verwerkt;
- wissing is nodig om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust.
Recht op beperking van de verwerking
In bepaalde gevallen kan je vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld wanneer je de juistheid van die gegevens betwist, gedurende de periode die ons toelaat de juistheid te verifiëren.
Recht van bezwaar
Je kan bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens wanneer je daarvoor ernstige en gerechtvaardigde redenen hebt. Indien het gaat om direct marketing, kan je te allen tijde en zonder motivering bezwaar maken.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer wij jouw gegevens geautomatiseerd verwerken op basis van jouw toestemming of omdat dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst, heb je het recht de jou betreffende gegevens, die je ons hebt verstrekt, in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen en deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.
Recht om toestemming in te trekken
Indien de verwerking op jouw toestemming berust, heb je het recht die toestemming op elk moment in te trekken. Dit raakt de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking niet.
Recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering
Je hebt het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit, inclusief profilering, dat rechtsgevolgen voor jou heeft of jou in aanmerkelijke mate treft.
10. HOE KAN JE JOUW RECHTEN UITOEFENEN?
Als je jouw rechten op grond van dit privacybeleid wilt uitoefenen, of als je gewoon vragen hebt, kan je contact met ons opnemen via de onderstaande contactgegevens. Wij kunnen je vragen om jouw identiteit te bewijzen, bijvoorbeeld aan de hand van een kopie van de voorzijde van jouw identiteitskaart.
- Email: info@betterminds.com
- Per post:
- België: Better Minds – Stokerijstraat 17, bus 5 in 2110 Wijnegem
- Nederland: Better Minds – Helicopterstraat 25 D, 1059 CE Amsterdam
Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde autoriteit:
- België:
Gegevensbeschermingsautoriteit/Autorité de protection des données
Drukpersstraat 35 / Rue de la Presse 35
1000 Brussels
Tel. +32 2 274 48 00 – Fax +32 2 274 48 35
E-mail: contact@apd-gba.be
- Nederland:
Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag, Nederland
Tel: 088 180 52 50
Email: info@autoriteitpersoonsgegevens.nl
Dit laat de mogelijkheid van een procedure voor de burgerlijke rechter onverlet. Indien je schade hebt geleden ten gevolge van de verwerking van jouw persoonsgegevens, kan je een vordering tot schadevergoeding indienen.
11. RECHTSKEUZE EN JURISDICTIE
Dit privacybeleid wordt beheerst door en geïnterpreteerd in overeenstemming met de Belgische of Nederlandse wetgeving, naargelang de Better Minds entiteit die verwerkingsverantwoordelijke is. In geval van geschillen zijn enkel de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van de betrokken Better Minds entiteit bevoegd.